こんな方法があったとは!招待状の住所録はGoogleフォームで集めるのが簡単&便利!

招待状の住所録はGoogleフォームで集めるのが簡単便利と笑う女性

結婚式の準備でまず初めに取りかかるのが招待状です。かわいい招待状が沢山販売されているので、デザインやキットの下調べをするなど、どんな招待状にしようかワクワクしているプレ花さんも多いのではないでしょうか?

「シエラリーフ」招待状(入力印刷込)参考:「シエラリーフ」招待状(入力印刷込)

わくわくする招待状の準備ですが、実は招待状を送るゲストの住所集めが意外に大変なんです!年賀状などのやり取りがあり住所を知っていれば良いですが、住所が分からない場合は、一人一人住所を聞いていかなくてはいけません。また、集めた住所をエクセルや式場のシステムなどに入力し、リスト化。考えただけでも大変そう・・・

結婚式の招待状の住所集めをどうしようか悩んでいる女性

そんな大変そうな住所集めを簡単&便利にできる方法があるんです!Googleが提供するGoogleフォームを使えば、とっても簡単に住所集めができ、更にエクセルやGoogleスプレッドシートとしてダウンロードすることができちゃうんです。最近はGoogleフォームを利用して住所を集めているプレ花さんも増えてきているよう。では早速、どうやって利用すればいいのか、見ていきましょう!

Googleフォームって? 一体何が簡単で便利なの?

まず、Googleフォームについて説明すると、簡単にアンケートフォームを作成できるツールです。Googleのアカウントを持っていれば、誰でも無料で簡単に使用することができます。また、スマホからでも作成できるので、パソコンがなくても利用できます。

Googleフォームを利用した住所集めのやり方

Googleフォームを利用して招待状の住所をどのように集めるのかと言うと・・・
①Googleフォームでお名前や住所を入力できるようなアンケートを作成
②作ったアンケートフォームのURLをゲストへメールやLINEで送信
③届いたアンケートフォームに入力してもらう

これだけ!この方法なら、わざわざ一人一人に連絡する必要も無く、一斉に案内ができますね。

また、Googleフォームの便利なところは、回答がリアルタイムで確認できるところ。また、新郎新婦どちらかで管理ができるので、新郎新婦お互いが住所の確認ややり取りをする必要もなく、忙しい新郎新婦さんにもオススメの方法です。ゲストにしてもアンケート形式で回答する形なので、入力漏れなく手軽に回答できてとても親切。集まった回答はエクセルデータに書き出しできるので、リスト化も一瞬で完了!宛名印刷などにもすぐに使用できます。

Googleフォームの作り方

では、実際にGoogleフォームを利用したアンケートの作成方法を見ていきましょう。

Googleフォームを開く

Googleにログインし、Googleドキュメントのフォームをクリックし、新しいフォームを作成します。(Googleドライブの「新規」からでも作成可能)

Googleフォームを利用した住所集めのやり方

フォームのタイトルと説明を入力

フォームのタイトルも自由に入力できます。日付、両家名、結婚披露宴の案内ということを入れたら、ゲストにも分かりやすいですよ。

Googleフォームを利用した住所集めのやり方

フォームの説明には、結婚することになったということ、招待状を送りたいので住所を教えてほしい旨を入力します。返信期日があるとゲストも気にしてくれます。また、他に事前に伝えたいことがあれば追記してもOK。結婚式の案内なので、句読点は省きましょう。

質問項目を作成

質問項目を入力します。お名前、住所など、聞きたい項目を追加していき作成します。ゲストが文字を打ち込む記述式、選択するラジオボタンなど、項目によって回答方法を選べます。名前や住所はゲストがそれぞれ入力する項目なので、記述式を選びます。また、必ず回答して欲しい項目は、右下の「必須」ボタンをONにしましょう。

Googleフォームを利用した住所集めのやり方

デザイン変更

入力が終わったら、デザインの変更。右上の「テーマをカスタマイズ」ボタンをクリックすると、カラーやフォントをカスタマイズすることができます。また、ヘッダーも好きな画像をアップロードして作成することが可能。
Googleフォームを利用した住所集めのやり方

URLの発行

ここまでできたら後は「送信」をクリックします。送信方法の真ん中にあるリンクのアイコンをクリックすると、URLが発行できます。「URLを短縮」にチェックを入れると、短縮されたURLをコピーすることができますよ。最後に、コピーしたURLをゲスト宛のメールやLINEなどにペーストし送信すれば、完了!

Googleフォームを利用した住所集めのやり方

回答の確認

送信した後は、回答を待つだけ。回答タブをクリックすると確認できます。また、右側にあるメニューボタン(3つの点)をクリックし、「回答をダウンロード」をクリックすれば、エクセルデータをダウンロードできます。

Googleフォームを利用した住所集めのやり方

便利ツールを賢く活用して、スムーズに準備を進めよう

いかがでしたか?難しそうに見えるかもしれませんが、やってみるととっても簡単!Googleフォーム以外にも、セキュアフォームなど無料でアンケートフォームを作れるサイトがあるので、自分に合った方法で住所集めをしてみてくださいね。今は便利な方法がたくさん溢れているので、結婚式のアイテム準備にもぜひ活用して賢くスムーズに準備を進めましょう!

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